Karjalainen Katri | Akateeminen Kirjakauppa

KTM Katri Karjalaisen logistiikan aineeseen kuuluva väitöskirja “Challenges of purchasing centralization – empirical evidence from public procurement” tarkastetaan Helsingin kauppakorkeakoulussa perjantaina 22.5.2009. Työn otsikko suomeksi on ”Hankintatoimen keskittämisen haasteet – tutkimustuloksia valtion hankintatoimesta”. Väitöskirja muodostuu neljästä esseestä, joiden aiheita ovat hankintatoimen keskittämisen synnyttämien kustannusmuutosten arviointi, keskitettyjen puitesopimusten ohi tapahtuviin hankintoihin johtavat syyt ja toimintamekanismit, joilla puitesopimusten käyttöastetta voidaan lisätä sekä sen arviointi, miten hankintatoimen keskittämiseen liittyvät toimenpiteet vaikuttavat pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuuksiin päästä sopimustoimittajiksi. Keskitetty hankinta tuo säästöjä hankintahinnoissa ja prosessikustannuksissa Väitöskirjan ensimmäisessä esseessä tarkastellaan keskittämisen vaikutuksia ostohintoihin sekä kilpailuttamisen prosessikustannuksiin. Keskitettyjen puitesopimusten hintojen vertailu markkinahintoihin osoittaa, että määräalennukset ovat merkittäviä. Lisäksi yhden kilpailutusprosessin läpivieminen organisaation tasolla useiden paikallisten kilpailutusten sijasta säästää huomattavasti työkustannuksissa. Säästöpotentiaali sekä hinnoissa että prosessikustannuksissa osoittaa, että keskittämisestä saatavat skaalaedut nousevat esiin nopeasti. Säästöjen saavuttaminen vaatii sitoutumista sopimusten käyttöön Siirtyminen keskitettyihin puitesopimuksiin tuo kustannussäästöjä. Säästöjen saavuttaminen edellyttää, että työntekijät kaikissa yksiköissä sitoutuvat käyttämään keskitettyjä sopimuksia päivittäisissä hankinnoissaan. Ostaminen ohi sopimusten on kuitenkin yleistä paikallisissa yksiköissä. Kahdessa väitöskirjan esseistä keskitytään tarkastelemaan tätä ilmiötä. Ensimmäisessä esseistä tunnistetaan viisi erilaista ohi ostamisen (maverick buying) muotoa ja niihin johtavat syyt, esimerkiksi puutteellinen tieto sopimuksista tai halu ylläpitää suhteita aiempiin toimittajiin. Toisessa esseistä tutkitaan mekanismeja, joilla sopimusten ohi ostamista voidaan ehkäistä. Tehokkaimpina esiin nousevat kannusteet, hankintatoimen tulosten seuranta, koulutus sekä ohjaus liittyen hankintatoimen menettelytapoihin ja puitesopimusten perusteisiin. Ohi ostamisen syiden sekä sitä vähentävien mekanismien tunnistaminen auttaa organisaatioiden johtoa paremmin puuttumaan tähän ongelmaan. Keskittämiseen liittyvät muutokset vaikeuttavat pk-yritysten osallistumista Hankintatoimen keskittämiseen liittyy yleensä prosessien muodollistaminen, toimittajakannan supistaminen sekä sähköisten hankintajärjestelmien käyttö. Nämä toimenpiteet voivat kuitenkin vaikeuttaa pk-yritysten pääsyä toimittajiksi. Pk-yrityksillä ei aina ole riittävää toimituskapasiteettia, kilpailutusprosessissa vaadittavaa lakiosaamista tai sähköisiä tilaus- ja laskutusjärjestelmiä. Pk-yrityksille tehdyn kyselytutkimuksen perusteella yritysten kokemat puutteet kilpailutusprosesseissa vaadittavassa lakiosaamisessa ja hallinnollisissa resursseissa ovat yhteydessä vähäiseen osallistumiseen julkisen sektorin hankintoihin. Lisäksi pk-yritykset, joilla ei ole sähköisiä tilaus- ja laskutusjärjestelmiä, ovat harvemmin osallisina valtiosektorin hankinnoissa.